De kracht van MailFlow zit niet in AI. Maar in jouw organisatie
AI die zich aanpast aan jouw organisatie. Niet andersom.
Intelligent Growth Identity Solutions, built for what’s next!
E-mail als startpunt
In veel organisaties is e-mail het startpunt van vrijwel ieder proces. Klantvragen, offertes, planningen, wijzigingen en interne afstemming komen allemaal binnen via de mailbox.
Niet het lezen van e-mails kost uiteindelijk de meeste tijd, maar alles wat daarna gebeurt. Beoordelen, doorzetten, verwerken en opvolgen.
MailFlow automatiseert juist die vervolgstappen. Zodat medewerkers zich kunnen richten op het werk waarin zij echt het verschil maken.
Geen standaard AI-oplossing
Iedere organisatie werkt anders. Medewerkers maken andere keuzes, gebruiken andere systemen en communiceren op hun eigen manier.
Daarom beginnen we niet met AI, maar met de organisatie. We vertalen de identiteit, kennis en werkwijze van jouw organisatie naar één intelligent fundament. Op basis daarvan leert MailFlow niet alleen wat er in een e-mail staat, maar ook hoe jouw organisatie ermee omgaat.
(Visual)
Van inbox naar overzicht
Een volle mailbox is vaak niet het grootste probleem. Het probleem zit in het handmatig beoordelen wat ermee moet gebeuren.
MailFlow analyseert inkomende e-mails, herkent waar ze over gaan en bereidt de juiste vervolgstap voor. Denk aan categoriseren, prioriteit bepalen, informatie klaarzetten of een conceptantwoord voorbereiden.
Zo ontstaat meer overzicht in de mailbox, zonder dat medewerkers iedere e-mail volledig handmatig hoeven te lezen en verwerken.
Wat levert MailFlow op?
- Minder handmatig werk.
- Kortere responstijden.
- Meer overzicht.
- Minder afhankelijkheid van individuele medewerkers.
- Minder kans op fouten.
- Meer tijd voor klanten en inhoudelijk werk.
Product: Email-flow
AI-gestuurde verwerking van inkomende e-mails en klantvragen
Praktijkvoorbeeld | Maritieme dienstverlener (25 medewerkers)
De uitdaging
Een groeiende maritieme organisatie verwerkte wekelijks meer dan 300 klantmails. Informatie stond verspreid over mailboxen, systemen en de hoofden van medewerkers. Daardoor kostte de afhandeling veel tijd en kwamen afwijkende klantvragen regelmatig weer bij dezelfde collega’s terecht.
Onze aanpak
We begonnen niet met AI, maar met de organisatie.
Samen brachten we in kaart hoe klantvragen werden beoordeeld, welke kennis daarbij nodig was, welke afwegingen werden gemaakt en hoe de organisatie met klanten communiceerde. De identiteit, kennis en werkwijze van de organisatie vertaalden we vervolgens naar één intelligent fundament.
Op basis daarvan ontwikkelden we een AI-gestuurde e-mailworkflow die inkomende berichten analyseert, categoriseert, informatie verrijkt en medewerkers ondersteunt bij de afhandeling. Niet op basis van een standaard AI-model, maar op basis van hoe deze organisatie zelf werkt.
Het resultaat
- Minder handmatig werk bij de verwerking van inkomende e-mails
- Snellere en consistentere opvolging van klantvragen
- Minder afhankelijkheid van individuele medewerkers
- Een intelligent fundament waarop nieuwe AI-toepassingen kunnen voortbouwen.
Een intelligent fundament is de digitale vertaling van de identiteit, kennis en werkwijze van een organisatie. Het vormt de basis waarop iedere AI-toepassing kan voortbouwen.
“Er gebeurde veel binnen de organisatie, maar waardevolle verhalen en inzichten bereikten lang niet altijd de juiste plek. Door de workflow die is ingericht, hebben we meer overzicht, minder handmatig werk en kunnen we veel consistenter communiceren. Wat voor ons vooral waardevol is, is dat communicatie nu beter aansluit op de doelen die we als organisatie willen bereiken.”
Benieuwd wat MailFlow voor jouw organisatie kan betekenen?
Benieuwd hoeveel tijd en handmatig werk jouw organisatie kan besparen met een slimme e-mailworkflow?
Plan een vrijblijvend gesprek met Eva. Samen bekijken we hoe MailFlow kan aansluiten op de identiteit, kennis en werkwijze van jouw organisatie.
Ons uitgangspunt is eenvoudig: niet de meest complexe oplossing, maar de oplossing die de meeste waarde toevoegt.
Waarom hebben we MailFlow ontwikkeld?
Tijdens organisatieanalyses zagen we steeds hetzelfde terugkomen. Medewerkers besteedden veel tijd aan het lezen, beoordelen en verwerken van e-mails. Daarnaast ging onnodig veel tijd verloren aan het terugzoeken van berichten, bepalen wie iets had opgepakt en uitzoeken wat de juiste vervolgstap was.
Juist daar zagen we een kans. Niet om medewerkers te vervangen, maar om terugkerend werk slimmer te organiseren en kennis beter toegankelijk te maken.
Vanuit die gedachte is MailFlow ontstaan. Geen standaard AI-oplossing, maar een intelligente e-mailworkflow die aansluit op de identiteit, kennis en werkwijze van een organisatie.
Veelgestelde vragen
Benieuwd hoe MailFlow binnen jouw organisatie werkt? Hieronder beantwoorden we de meestgestelde vragen.